日本电气RFID档案管理系统在台中市政府的应用

　　导入背景

　　在中国台湾，设有档案管理部门的政府机关、机构与公立学校达7,000多个，每年产生档案文件约3亿多份，在档案清查、调档与过期销毁等工作上需要花费大量人力。如果调阅的文件归还时放错了位置，寻找需要耗费大量人力。

　　NEC在2009年协助台中市政府档案管理局导入「无线辨识档案管理安全管控系统」，应用RFID技术，开发档案管理安全管控系统，以提案管理的效率。

　　导入过程

　　档案管理工作包括档案点收、编目成案卷、入库上架、清查盘点、档案调阅及到期销毁。由于历年来的档案案卷数量庞大，在定期清查盘点及到期销毁等工作上需要耗费大量时间与人力。

　　NEC为台中市政府采用高频（High Frequency，13.56Mhz）RFID标签。将档案库房内每一本案卷的编号录入标签，将标签贴到案卷的内页上。在电脑系统内建立案卷编号的资料库，将资料库内容以有线或无线方式下载到手持式清查读取器内，使用手持式清查读取器在档案库房可进行快速清查盘点、调阅及到期销毁等工作。在档案架上也贴有标签，用手持式清查读取器读取档案架上的标签时，可迅速显示出该架上所有案卷清单，以进行清查盘点工作。

　　案卷通常按照编号顺序进行排列，基于这个特性，系统特别设计顺序读取功能。在清查过程中，如果有遗漏的案卷，系统会立即发出提醒的声音，提醒清查人员立即注意。因此盘点人员不需全部盘点完毕，就可知道有哪些案卷尚未读取到。

　　系统概要图

　　硬件架构

　　软件架构

　　档案库房的出口处设置一台固定式RFID读取器，凡是出入库房的案卷均在此读取器上感应

　　导入成果及未来展望

　　过去使用人工盘点，平均每份案卷需要约10秒，盘点10,000份需要100,000秒，相当于27.7小时；应用RFID技术进行盘点，平均每份案卷仅需约0.5秒， 盘点10,000份需要5000秒，相当于1.3小时，效率是人工盘点的20倍。还可避免人为判断失误，大幅提升盘点正确率。

　　另外，当档案案卷未按规定放在正确位置时，以前必须以人工方式逐册清点；应用RFID快速扫描，可即时查找到放错的案卷。此外，根据案卷的保存年限规划位置，可有效使用档案柜，节省空间；配合销毁工作，可大幅降低案卷搬移工作量及费用。

　　目前已完成阶段工作，未来将为台中市政府规划更加完善的整合架构，包括案卷存放位置的显示功能，根据档案单就可显示出库房内案卷的位置；为加强库房出入的安全性，计划在库房门口整合RFID与脸部识别系统，工作人员需使用员工识别的RFID卡或输入密码，配合脸部识别，确认身份后才可进入库房；同时加装RFID安全门：若未按照正常程序登记档案案卷的调阅，案卷经过出口时将被侦测到并发出警告。脸部识别与安全门已达到零接触设计，可在无形中为安全管控切实把关。